LOS SISTEMAS DE
INFORMACIÓN COMO HERRAMIENTAS DE APOYO PARA LA TOMA DE DECISIONES GERENCIALES
EN DIVERSAS ÁREAS FUNCIONALES DE LAS ORGANIZACIONES.
Por: Licenciado. Alexis Sifontes.
El análisis de
la información para la toma de decisiones, juega un papel de gran importancia a
nivel empresarial, tanto así que el orden, la secuencia y la relación de la
misma con otras áreas o problemas, garantiza una mayor coherencia en los
procesos que la generan y garantizan oportunidad y calidad en las acciones que
se tomen para solucionar problemas.
El proceso de
tomar decisiones a nivel empresarial es complejo, sobre todo cuando se cuenta
con grandes volúmenes de información que debe ser analizada con el propósito de
ejecutar acciones de mejoras o correctivos, o poner en práctica proyectos que
dependen del buen manejo de la misma; que sin duda debe necesariamente ser
estudiada en forma automatizada para
garantizar mayor rapidez en la búsqueda de soluciones.
La necesidad
actual de las organizaciones empresariales, en cuanto al procesamiento oportuno
de la información que requieren para proveer
de manera eficiente el sistema
empresarial como un todo , las han hecho trabajar de manera dinámica en la búsqueda
de sistemas que puedan establecer conexiones eficientes a nivel operativo, administrativo
y financiero; lo cual sin duda hace que los distintos sistemas que integran la
organización mantengan un equilibrio
dinámico entre sus partes, que solo
pueden lograr al conectar las distintas actividades y funciones que los
conforman de manera que la información clave para decidir fluya de manera
coherente en vías de poder tener sistemas que mantengan la globalidad y
uniformidad de la comunicación, al
tiempo que la sinergia entre sus partes se sincronice adecuadamente para garantizar el éxito de las organizaciones
en cuanto al logro de sus objetivos como empresas más Productivas y Rentables.
Desde esta perspectiva,
la empresa se conforma por varios subsistemas, lo cual necesariamente debe
indicar que cada uno de ellos debe recibir información de otro con
características y objetivos afines para lograr la interconectividad reciproca
entre todos los elementos; operativos, administrativos y financieros; que
conforman la organización como un todo; garantizando toma de decisiones en concordancia con el logro de objetivos de
diversas áreas de las empresas evitando así que una decisión pueda afectar
el funcionamiento de otra unidad clave en la misma.
Esta conexión
entre diversos subsistemas de información puede indicar por ejemplo, que los
niveles de producción deben obedecer a una demanda estimada a nivel de un
subsistema de Comercialización; específicamente el área de marketing; y al
mismo tiempo los requerimientos establecidos para poder producir y satisfacer
las diversas necesidades del mercado debe
contar con niveles de inventarios óptimos para producir en cantidades
necesarias y tiempos estimados; asimismo este inventario puede ser administrado
de manera tal que la unidad de compras de la empresa pueda realizar las gestiones precisas de materiales
e insumos necesarios para que este pueda
cumplir su función a cabalidad en cuanto a los insumos requeridos para fines
productivos y de servicios dentro de la empresa.
Las ventas de la
empresa, deben estar en concordancia con un sistema de facturación y crédito y cobranza
para poder llevar el control de las que son realizadas al contado y las ventas a crédito, así mismo
este sistema de ventas debe retroalimentarse con el sistema de producción de la
empresa y en su conjunto todos los procesos operativos y administrativos
mencionados; que obedecen a sistemas transaccionales deben proveer la información oportuna para la toma de
decisiones en las áreas especificas.
Sin duda la
conexión e integración de todos los sistemas, se ha convertido en un requisito
de primer necesidad para que se pueda cumplir a cabalidad el concepto de
globalidad en la empresa y toda la información operativa y administrativa pueda
servir de base para la toma de
decisiones que engloba a la empresa como un todo garantizando así que se
puedan establecer comparaciones precisas por medio de análisis coherentes a
nivel de sistemas automatizados, resumiendo la información, verificándola en
términos científicos para tomar cursos de acción concretos que ayuden a decidir
en situaciones de problemas o mejoras que se quieran implementar en las
organizaciones; todo esto con el firme propósito de garantizar el éxito
organizacional al tomar decisiones concretas basadas en información clave y
oportuna almacenada en las bases de datos de los sistemas de las empresas.
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